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PRESSEINFORMATION 24.07.2015

15 Jahre office & phone - eine außergewöhnliche Erfolgsgeschichte

ISO 9001 Zertifizierung und neues Online-Kundenportal: Ein Schritt in die Zukunft

Das Unternehmen office & phone Bürodienstleistungen feiert in diesen Tagen Jubiläum. Seit 15 Jahren wächst und gedeiht die Firma im Freiburger Stadtteil Stühlinger und zählt heute bereits 120 Stammkunden. Neben Handwerksbetrieben, Beratungsfirmen, Arztpraxen und Ingenieurbüros betreuen die acht Mitarbeiter auch einen amerikanischen Konzern aus dem Bereich der Medizintechnik sowie ein weltweit tätiges dänisches Unternehmen für Biounterwäsche. 600 Quadratmeter Bürofläche stehen dem größten Bürodienstleister Südbadens derzeit zur Verfügung. Eine Erweiterung mit einem eigenen Standort in der Ortenau ist geplant.
 
„Einfach kann jeder. Wir leben auf, wenn es schwierig wird“, sagt Firmengründerin Evelyn Paul. „Unsere Mitarbeiter sind Kaufleute aus den Bereichen Büromanagement, BWL, VWL und Immobilien. Wir sprechen deutsch, englisch, französisch, spanisch, italienisch und schwedisch.“ Mit ihrem breitgefächerten Angebot wenden sich die office & phone Dienstleistungen sowohl an Einzelunternehmer als auch an Mittelständler und weltweit tätige Konzerne.
 
Den Trend erkannt
 Die Anfänge des Dienstleistungsunternehmens waren bescheiden. „Angefangen hat alles im Jahr 2000 als ´zentrales Sekretariat´ in einer Bürogemeinschaft“, erinnert sich Evelyn Paul. „Damals beschränkten wir uns auf die Annahme von Telefonanrufen und auf einfache Sekretariatsarbeiten.“ Doch das neue Angebot traf den Nerv der Zeit. „Virtuelle Unternehmen waren plötzlich in aller Munde“, sagt Evelyn Paul. Schnell wuchs das Unternehmen und wurde über die Grenzen Freiburgs hinaus bekannt.
 
Zukunftsfähiges Konzept
Zum April 2015 wurde die bisherige Fläche von 411 Quadratmeter um rund 180 Quadratmeter auf nunmehr fast 600 Quadratmeter erweitert. Vier Büroräume nutzt office & phone Dienstleistungen selbst, elf Büroräume sind an Kunden untervermietet. Derzeit laufen die Vorbereitungen zur ISO 9001 Zertifizierung auf Hochtouren. „Meine Tochter macht gerade ihren Master in BWL und wird dann ebenfalls in die Firma einsteigen. Die Zukunft ist also gesichert,“ sagt Evelyn Paul.
 
Telefonzentrale und Sekretariat
Telefonservice wird nach wie vor angeboten. Das Team um Evelyn Paul ist immer erreichbar und fungiert auf Wunsch auch als Bestellhotline, übernimmt First-Level-Support oder kümmert sich um Terminvereinbarungen. Der Sekretariatsservice beinhaltet die komplette Korrespondenz und reicht vom Erstellen von Angeboten, Rechnungen, Berichten und Protokollen über die Buchhaltung, die Fakturierung und das Mahnwesen bis hin zu Datenbankpflege, Personalangelegenheiten und Büroorganisation. Veranstaltungen und Schulungen runden das Angebot ab.
 
Repräsentative Adresse mit Konferenzraum
 Wer eine zentrale Geschäftsadresse, einen Coworking-Arbeitsplatz oder ein eigenes Büro in Freiburg benötigt, ist bei office & phone Bürodienstleistungen ebenfalls richtig. Der „Co-Working-Space“ ist ein Raum mit vier eingerichteten Arbeitsplätzen, die man tage-, wochen-, halbmonats- oder monatsweise anmieten kann. Für Besprechungen, Seminare, Hausmessen und Workshops bieten ein Konferenzraum sowie ein Seminarraum den richtigen Rahmen.
 
Die Kosten im Blick
Die Kunden schätzen an den office & phone Bürodienstleistungen vor allem die gut kalkulierbaren Kosten. „Sie bezahlen nur, wenn sie einen Dienst in Anspruch nehmen“, erläutert Evelyn Paul das Konzept. „Ausfallzeiten wegen Urlaub oder Krankheit stören nicht länger den betrieblichen Ablauf.“ Eine positive Unternehmenskultur sowie ein gutes Verhältnis zu den Kunden ist Evelyn Paul dabei sehr wichtig.
 
Begeisterte Kunden
„Seit 14 Jahren nehmen wir die Dienste von office & phone Bürodienstleistungen regelmäßig in Anspruch. Unser Kundenservice hat davon enorm profitiert“, sagt Dr. Frank Muggenthaler, der „älteste“ Kunde. „Eigentlich sollte jede Klinik und jede Arztpraxis, über einen solchen Service verfügen - wie in den USA.“
 
Neues Online-Portal für Kunden
Und der Service wird kontinuierlich ausgebaut. Neu hinzugekommen ist in diesem Monat ein neues Online-Portal, über das die Kunden unter anderem direkt über einen individuellen Zugang alle angenommenen Anrufe samt Gesprächsinhalten einsehen können.  
Im einem nächsten Schritt sollen die Kunden über das Portal auch ihre monatlichen Rechnungen und Leistungsaufstellungen online abrufen und weitere Aufgaben übertragen können.
 
 
office & phone Bürodienstleistungen
Das Unternehmen office & phone Bürodienstleistungen ist im Jahr 2000 in repräsentativen Räumlichkeiten im zentral gelegenen Freiburger Stadtteil Stühlinger an den Start gegangen. Das Team um Firmengründerin Evelyn Paul bietet branchenübergreifend, kompetent und kundenorientiert einen umfassenden und kostengünstigen Sekretariats- und Telefonservice an und unterstützt seine Kunden als innovatives Back-Office bei fast allen anfallenden Büroarbeiten.


www.office-phone.de